Tổng giám đốc và cô thư ký

      85

Có rất nhiều người nhầm tưởng 2 chức danh trợ lý giám đốc và thư ký giám đốc là một. Mặc dù chức năng và nhiệm vụ của thư ký và trợ lý mang nhiều điểm giao thoa, tương đồng, nhưng trái với nhận định đó, trợ lý giám đốc và thư ký là hai chức năng biệt lập trong một công ty.

Bạn đang xem: Tổng giám đốc và cô thư ký

Tuỳ vào tính chất và quy mô mà một văn phòng có thể có cả trợ lý cũng như thư ký hoặc chỉ có một. Qua bài viết này, EM sẽ giúp bạn có thể phân biệt 2 vị trí này.


*

Phân biệt trợ lý và thư ký giám đốc


1. Những công việc tương đồng giữa người trợ lý và thư ký

– Công tác văn thư, soạn thảo văn bản

– Gửi và nhận các văn bản hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax

– Tổ chức lưu trữ và chuẩn bị tài liệu, văn bản

– Tổ chức các buổi hẹn gặp

– Lập lịch hoạt động công ty trong tuần

– Lập lịch làm việc, tổ chức, cập nhật các chuyến đi công tác

– Xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng

– Tổ chức hội nghị

– Quản lý văn phòng phẩm

2. Điểm khác biệt của một trợ lý giám đốcNgười trợ lý thường có vai trò lãnh đạo trong một tổ chức hơn là các thư ký.

Xem thêm: Thông Báo Thay Đổi Kế Toán Trưởng, Thủ Tục Thay Đổi Kế Toán Trưởng Của Doanh Nghiệp

Họ có thể, và thường làm, thực hiện tất cả các trách nhiệm của một thư ký, nhưng sau đó nhiều hơn nữa. Thay vì chỉ sắp xếp các cuộc hẹn, họ có thể tổ chức, lên lịch và tạo chương trình nghị sự cho các cuộc họp và hội nghị.Họ có thể thực hiện một số nhiệm vụ kế toán, hay quản lý ngân sách công ty của họ và đảm bảo rằng thanh toán của khách hàng và nhà cung cấp là chính xác và các khoản phải trả và khoản phải thu được xử lý kịp thời. Họ tương tác với mọi người trên khắp các phòng ban.Trợ lý là người ​​sẽ suy nghĩ độc lập, giải quyết vấn đề và làm việc với toàn bộ đội ngũ kinh doanh. Họ có thể có các nhiệm vụ hàng ngày tương tự như thư ký, nhưng họ cũng thường được giao các dự án dài hạn có thể kéo dài hàng tháng.Thậm chí, một số trợ lý hành chính còn có nhân viên báo cáo với họ và họ có thể phân công và giám sát công việc của người khác. Bản thân họ sẽ thường báo cáo công việc và các vấn đề với các thành viên hàng đầu của các tổ chức doanh nghiệp như chủ tịch công ty, giám đốc điều hành và giám đốc tài chính.Cả trợ lý lẫn thư ký giám đốc đều đóng vai trò quan trọng trong công ty và cần có kiến thức nền tảng vững chắc cũng như kỹ năng mềm liên quan. Ngoài ra, kỹ năng tự nhiên cũng là yếu tố quan trọng bao gồm sự chú ý, cẩn thận đến từng chi tiết, kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản tốt, kỹ năng quản lý thời gian tốt và ý thức chuyên nghiệp mạnh mẽ.